octobre 1, 2022
6 Ways to Schedule Clients Effectively and Efficient

6 façons de planifier les clients de manière efficace et efficiente

Construire des relations durables avec les clients est le secret du succès dans chaque industrie. Mais que se passe-t-il si la gestion des clients consomme une quantité importante de votre temps et de votre énergie ? La meilleure façon de cultiver et d’étendre vos relations avec chaque client est de pratiquer une gestion client à la fois efficace et efficiente ; en outre, un système de gestion des rendez-vous devrait également être introduit.

6 façons de planifier les clients de manière efficace et efficiente

Des capacités efficaces de gestion des clients peuvent sans aucun doute améliorer l’expérience de votre cabinet comptable, mais qu’est-ce que la gestion des clients ? Il est essentiel de gérer la relation de travail d’un client pour fournir le plus haut niveau de service et de plaisir. En combinant une communication efficace et des compétences technologiques de pointe, les horaires des clients pourraient être gérés efficacement.

Voyons maintenant les 6 façons de planifier les clients de manière efficace et efficiente :

1. Système de gestion des rendez-vous

La prise de rendez-vous en ligne est devenue de plus en plus populaire ces dernières années. De nombreux types d’organisations utilisent un système de gestion des rendez-vous en ligne basé sur le Web pour aider à rationaliser le processus de prise de rendez-vous.

Les clients peuvent s’inscrire et prendre rendez-vous avec leurs conseillers à l’aide d’un système de gestion de rendez-vous en ligne. Non seulement c’est un excellent moyen de traiter en douceur avec les clients, mais cela réduit également le fardeau des clients.

2. Répondre aux attentes des clients

Lors de la gestion des attentes des clients, plus votre client en sait sur le travail que vous ferez sur son cas, moins il est susceptible de vous contacter juste pour s’enregistrer. Plus vous êtes proactif dans la définition des attentes, moins vos clients essaieront de s’en tirer avec un comportement au-delà de ce qui est autorisé dans votre relation de travail.

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Envisagez de faire une pause dans le traitement des dossiers si un client ne répond toujours pas à vos attentes. Par exemple, si vous avez demandé des formulaires à un client, fixez un délai pour qu’il les renvoie, puis mettez le dossier en attente jusqu’à ce que vous ayez reçu tous les documents requis. La gestion des attentes des clients nécessite un partenariat de travail à double sens.

3. Tâches de gestion des clients

Réservez du temps chaque semaine pour planifier vos responsabilités de gestion des clients pour la semaine afin de rester organisé et efficace. Concentrez-vous sur ce que chaque client attend de vous cette semaine-là pendant cette période calme. Avez-vous des suivis ou avez-vous besoin de rappeler quelques clients? Ces tâches et d’autres peuvent être planifiées chaque semaine pour vous permettre de rester organisé et productif.

De plus, une fois que vous avez intégré la gestion des clients dans votre emploi du temps, considérez-le comme un délai strict. Quand il est temps de terminer les tâches que vous avez planifiées, ne pourriez-vous pas les remettre à un autre jour ? Il est tout aussi vital d’entretenir vos relations avec vos clients que de terminer un autre travail, et cela vous aidera à gérer les attentes des clients à l’avenir.

4. Utilisez les portails clients

Les clients adorent les portails clients, et vous aussi. La collaboration avec les clients est la fonction la plus importante d’un portail client. À l’aide d’un portail client, vous et votre client pouvez vous envoyer en toute sécurité des fichiers, des demandes, des notes et des questions en un seul clic.

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Cela peut vous aider à répondre à chaque e-mail ; ainsi, plus aucun e-mail sans réponse ne sera présent dans la boîte de réception de votre client. Avec cela, vous n’avez plus à attendre la visite de votre client à votre bureau pour vous remettre des documents essentiels. Avec ce portail, vous pouvez envoyer directement n’importe quel document à tout moment, n’importe où, étant donné que vous avez accès à Internet.

De plus, la fonctionnalité de paiement peut souvent vous être proposée par les portails clients. Et si vous êtes payé via n’importe quel mode en ligne, vous serez payé à temps.

Ainsi, vous pouvez améliorer vos compétences en gestion des clients une fois que vous avez la transparence qui accompagne le portail du client. Plus un client est en mesure de voir ce que vous faites sur son dossier, moins vous l’appelez, le rencontrez ou lui envoyez un e-mail pour répondre à ses questions. Par conséquent, vous disposez de plus de temps pour travailler sur leur projet au lieu de simplement gérer les attentes du client.

L’utilisation d’un portail client n’implique pas que vous n’aurez jamais besoin de contacter les clients ou de les rencontrer en personne, mais cela rend la communication plus efficace et fait avancer les dossiers.

5. Bonnes compétences en communication

Lorsque vous rencontrez un client pour la première fois, assurez-vous de vous renseigner sur sa méthode de communication préférée et sur le moment idéal pour le joindre. Si vous vous souciez des préférences de votre client, il l’appréciera. Vous serez également moins susceptible d’avoir à demander les mêmes informations car vous obtiendrez une réponse plus rapide. Pourquoi envoyer des e-mails aux clients plusieurs fois par semaine s’ils sont plus susceptibles de décrocher le téléphone la première fois ?

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Il s’agit d’être proactif et d’anticiper les demandes de votre client dès le départ.

6. Soyez honnête avec vos clients

Les clients peuvent souhaiter un service qui n’est pas le plus pratique ou le plus approprié pour leur traitement de cas. Apprenez à dire non aux clients plutôt que de perdre votre temps et l’argent de votre client dans un travail dont vous savez qu’il ne sera pas rentable.

Bien sûr, pour garder un client, il faut dire non correctement. Si vous devez refuser la demande d’un client, soyez honnête et direct à ce sujet et suggérez une solution différente, en expliquant pourquoi ce sera mieux pour lui.

Supposons que vous ne soyez pas en mesure de leur apporter une solution au sein de votre entreprise. Dans ce cas, vous pouvez envisager de les envoyer à une autre entreprise avec laquelle vous entretenez d’excellentes relations de travail pour ce service.

Conclusion

Il est facile de s’engager à mettre en pratique des compétences de gestion des clients plus efficaces, mais de se laisser submerger par l’exécution. Cela rend tout beaucoup plus facile lorsque vous travaillez intelligemment, pas dur. En plus de réserver du temps pour planifier votre semaine, vous pouvez également fixer chaque jour pour accomplir des tâches en utilisant les meilleurs outils disponibles.

Voyez si vous pouvez consacrer du temps ininterrompu chaque semaine pour examiner chacun de vos cas et décider de ce que vous pouvez faire pour que l’expérience de chaque client avec votre entreprise soit la meilleure possible. Une fois que vous aurez intégré et pratiqué une gestion client efficace dans votre routine, cela viendra plus naturellement et prendra moins de temps.

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