octobre 1, 2022
Email Software

8 choses à rechercher dans le logiciel de messagerie pour votre entreprise

Choisir le bon logiciel de messagerie à utiliser dans votre entreprise peut faire toute la différence en matière de communication, de collaboration, etc.

Bien sûr, n’importe quel client de messagerie vous permettra probablement d’envoyer, de recevoir et de lire des e-mails, mais il existe des applications de messagerie qui peuvent faire bien plus.

Avec les bonnes fonctionnalités intégrées et les bons extras, votre application de messagerie peut vous permettre de reprendre le contrôle de votre temps et d’améliorer la collaboration et la productivité de votre équipe.

Pour vous assurer de choisir le meilleur logiciel de messagerie absolu pour votre entreprise, recherchez les fonctionnalités suivantes lorsque vous évaluez différentes plates-formes.

Logiciel de messagerie

Vérifiez ces 8 fonctionnalités avant de vous engager dans une application de messagerie

1. Recherche avancée

Une capacité avancée à rechercher dans les e-mails Les dossiers et les conversations sont l’une des fonctionnalités les plus importantes dont vous avez besoin dans votre logiciel de messagerie professionnelle, car elles vous permettent de retrouver rapidement les anciens e-mails contenant les informations ou les pièces jointes dont vous avez besoin.

Étant donné que le travailleur moyen passe plus de 3 heures par jour à traiter des e-mails, vous ne voulez certainement pas perdre plus de temps que nécessaire à effectuer une tâche aussi simple que de rechercher votre boîte de réception ou vos messages envoyés.

Avant de choisir une nouvelle application de messagerie pour vous et votre équipe, assurez-vous qu’elle vous permet de rechercher des messages et des pièces jointes à l’aide d’éléments tels que des mots clés, des noms, des lignes d’objet, des balises et d’autres filtres.

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2. Filtrage prioritaire des e-mails

Les e-mails à faible priorité sont une autre raison importante derrière le temps perdu sur le lieu de travail.

Si vos e-mails importants sont mélangés à tous vos reçus Uber, newsletters, e-mails marketing et autres courriers indésirables ou à faible priorité, vous finirez par perdre du temps à passer au crible tout le fouillis pour obtenir ce dont vous avez besoin.

Assurez-vous donc que tout logiciel de messagerie que vous utilisez pour votre entreprise vous permet de filtrer ces types de messages dans un dossier séparé, afin que vous puissiez les traiter quand cela ne nuira pas à votre productivité.

3. Chat intégré

Le courrier électronique traditionnel est idéal pour de nombreuses activités commerciales, mais il peut être trop formel, rigide et répétitif pour de nombreux besoins de communication.

Idéalement, votre application de messagerie devrait avoir une forme de fonctionnalité de chat intégrée, ce qui est particulièrement idéal pour envoyer des messages rapides à votre équipe. Le chat va et vient permet aux conversations de se dérouler beaucoup plus naturellement (et plus rapidement) que les e-mails standard.

Vous pouvez envisager une application de messagerie conversationnelle, telle que Spike, qui transforme les fils de discussion traditionnels en conversations de type messagerie instantanée.

4. Réunions vidéo intégrées

Lorsque le chat et les e-mails basés sur du texte ne suffisent pas, votre moyen de discussion et de collaboration sur des projets devrait être la vidéoconférence.

Vous pouvez toujours utiliser l’une des nombreuses applications de visioconférence dédiées pour ce faire, mais pourquoi ne pas rechercher un programme de messagerie électronique doté d’une visioconférence intégrée ?

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De cette façon, vous réduisez le temps passé à changer de contexte vers d’autres applications et outils tout au long de la journée, ce qui se traduit par une meilleure productivité globale et une communication plus fluide.

5. Notes en ligne

Sur le lieu de travail, les gens lisent souvent un e-mail rempli d’informations et doivent prendre des notes dans une application différente pour garder une trace de tout cela et se référer aux informations plus tard.

Pour rationaliser ce processus et faciliter le renvoi aux notes liées à des e-mails spécifiques, recherchez une application de messagerie professionnelle intégrée, basé sur le cloud Remarques.

Pour les points bonus, vérifiez les notes collaboratives, qui permettent à plusieurs membres de l’équipe de les lire et de les compléter.

6. Listes de tâches

Les programmes de messagerie les plus puissants pour les entreprises ne servent pas seulement à communiquer, ils peuvent également être utilisés pour gérer des projets et des tâches.

Si vous souhaitez que votre prochaine application de messagerie fonctionne comme un logiciel de gestion de projet, vérifiez si elle dispose de listes de tâches intégrées que vous pouvez utiliser pour créer et attribuer des tâches pour vous et vos collègues.

Encore une fois, moins vous avez besoin d’applications et d’outils différents pour faire avancer les choses, mieux c’est.

7. Aperçu du fichier

La possibilité de prévisualiser les pièces jointes aux e-mails, telles que les documents, les feuilles de calcul et les images, est une autre aide précieuse lorsque vous essayez de réduire le temps passé à traiter les e-mails.

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Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de rechercher un fichier spécifique dans les anciens messages, car vous pouvez prévisualiser la pièce jointe pour vous assurer qu’elle correspond à ce que vous recherchez sans perdre de temps à la télécharger et à l’ouvrir si ce n’est pas le cas.

8. Synchronisation du calendrier

Si vous êtes comme nous, vous avez au moins un agenda professionnel et un agenda personnel, si ce n’est plus.

Avec plusieurs calendriers à suivre, il est facile de laisser passer quelque chose d’important entre les mailles du filet.

C’est pourquoi vous devriez choisir une application de messagerie qui vous permet de synchroniser plusieurs calendriers, afin que vous puissiez tous les gérer à partir d’un seul endroit.

Sommaire

L’envoi, la réception et la lecture d’e-mails ne sont que la pointe de l’iceberg lorsqu’il s’agit de ce que les programmes de messagerie d’entreprise peuvent faire.

Lorsque vous choisissez un nouveau client de messagerie avec les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, votre application de messagerie vous permet de planifier, d’organiser et de gérer tous vos projets et tâches, ainsi que de communiquer et de collaborer avec votre équipe de différentes manières.

Cela réduit le nombre d’applications dont vous avez besoin pour faire des affaires et, en fin de compte, vous aide à en faire plus en moins de temps.

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