juin 25, 2022
Conseils de gestion d'événements réussis

Conseils de gestion d’événements réussis

Ceux qui travaillent dans l’industrie de la planification d’événements, comme Jennifer Couture, savent que les planificateurs peuvent faire ou défaire une journée spéciale pour une personne ou une entreprise. La gestion d’événements englobe tout, des mariages, des fêtes, des baby showers, des conférences d’affaires, etc. Voici quelques conseils pour réussir la gestion d’un événement.

Sachez qui est votre public

Semblable à la diffusion de publicités ciblées, l’un des aspects les plus importants de la planification d’événements est de connaître votre public. Par exemple, un lieu choisi pour une baby shower serait très différent d’un lieu choisi pour une réunion de cadres d’une entreprise Fortune 500. Soyez conscient du nombre de personnes attendues lors de l’événement lors de l’embauche de personnel pour travailler pendant l’occasion. Demandez-vous également si les participants viendront de l’extérieur de la ville et si vous pouvez faire quelque chose pour que les nouveaux arrivants se sentent plus à l’aise. Jennifer Couture comprend que les participants venus d’une autre ville pourraient apprécier d’avoir le temps de se détendre avant de commencer l’événement, ou pourraient poser des questions sur les endroits où manger et quoi faire en ville.

Soyez ouvert sur le budget

Soyez ouvert avec les clients sur ce qu’il leur en coûtera pour gérer leur événement afin d’éviter des frais surprises et des clients mécontents. Faire savoir aux clients ce pour quoi ils paient est particulièrement important dans ce secteur, car les professionnels de la gestion d’événements effectuent une grande partie de leur travail dans les coulisses. Par exemple, ceux qui assistent à l’événement voient rarement les planificateurs d’événements établir des relations et se coordonner avec les fournisseurs, élaborer un plan de sécurité, gérer les finances ou gérer le personnel travaillant sur l’événement.

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Faites attention

Les planificateurs d’événements doivent beaucoup parler pour que tout soit prêt pour la grande affaire. Cependant, écouter leurs clients et comprendre ce qu’ils veulent est tout aussi essentiel au travail. Par exemple, si les clients souhaitent donner un ton plus sérieux à l’événement, faites tout ce qui est en votre pouvoir pour qu’il y ait un ton sérieux et professionnel tout au long de la journée. Si l’occasion est un mariage ou une fête prénatale, assurez-vous que les membres du personnel ont un comportement joyeux.

Anticipez ce qui pourrait mal tourner

Ayez toujours un plan de secours pour tout ce qui pourrait mal tourner pendant l’événement. Assurez-vous qu’il y a suffisamment de nourriture pour les invités qui se présentent à l’improviste et que des personnes supplémentaires font la queue pour travailler à l’événement au cas où un membre du personnel tomberait malade ou serait autrement incapable de faire son quart de travail.

Jennifer Couture énumère ce qu’il ne faut pas faire

Selon Jennifer Couture, certaines choses à ne pas faire lors de la gestion d’un événement incluent :

  • Commencer le processus de planification trop tard
  • Embaucher des personnes inexpérimentées pour aider à l’événement
  • Faire les mêmes erreurs encore et encore
  • Ne pas communiquer avec toutes les parties impliquées dans le processus

Éviter les erreurs courantes vous aide à gérer avec succès votre événement.

Comme dans toute industrie, il existe certaines pratiques exemplaires à suivre dans le secteur de la planification d’événements. Suivez ces directives pour vous assurer que les événements que vous gérez se déroulent comme prévu.

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